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[TRELLO] ... ou comment s'organiser.

#1
17/04/2014 23:39:48

Bonjour à tous !!!

 

Je vous propose de découvrir le meilleur ami de mon groupe : TRELLO !!

 

Derrière ce nom proche d'un bassiste de Metallica se cache en fait un redoutable outil organisationnel pour du travail collaboratif pour membres asynchrones spatio-temporels (si si, je vous jures que c'est véridique !!!).

 

Je ne vais pas vous faire un court sur la gestion du travail collaboratif, mais un groupe de musique, c'est exactement ça : un ensemble de collaborateurs (nous, les zikos) voués à la réalisation d'une tâche commune (faire de la musique) subissant des difficultés organisationnelles (planning, disponibilités, riffs, idées ...).

 

On s'est tous retrouvé au moins une fois à devoir organiser une répétition à l'arrache, avec le fameux "qui amène quoi" au sujet des bières et le terrifiant "qui à bosser quoi" quand il s'agit de bosser une set list.

 

Pour palier à ce manque flagrant d'organisation, TRELLO est là pour vous aider. Basé sur la méthode KANBAN , Trello est un site qui va vous permettre de mettre en visuel toutes vos idées et vos interrogations en partage avec vos autres collaborateurs.

 

Mais, plutôt que de vous baratiner avec du texte à n'en pas finir, je vous invite à regarder la Board qui se nomme SLAPPYTO . Elle est visible par tous (public), mais seuls les membres de l'organisation associée à cette board pourront y apporter des modifications.

 

Comment ça marche ?? Simple : une colonne équivaut à une activité générale. Dans chaque colonne se trouve une fiche, détaillant une partie de l'activité. Par exemple, dans la Board SLAPPYTO se trouve une colonne marquée Titres, correspondant aux morceaux que doit savoir jouer le groupe, avec chacune des fiches liées aux titres à connaître. Dans cet exemple, Smoke On The Water et Black Betty sont deux morceaux (deux fiches) à savoir jouer (colonne). Chaque fiche peut supporter un ou plusieurs fichiers (audio, image) d'au maximum 10 Mo. Pratique pour éviter que le bassiste ne bosse la Radio Edit tandis que le batteur bosse la Live Version ...

 

Dans une autre colonne se trouve les Riffs // Ebauches. Ici, le travail est à faire, le gratteux enregistre une idée de riff et la partage ainsi avec tout le monde : à la prochaine répétition, tout le monde à déjà plus ou moins des idées à exploiter sur ce riff. Même mécanisme : une colonne, plusieurs fiches.

 

Trello propose également un système de calendrier. Car oui, un bon musicien est avant tout un musicien présent à l'heure. Et la technologie d'aujourd'hui doit nous permettre de ne plus dire "ah, c'est ce soir, la répète ??? J'peux pas, j'dois donner un rein ..." Mieux ! Une notification est automatiquement envoyée aux membres de l'organisation lorsque la date butoir approche.

 

Mais les possibilités sont encore nombreuses : chaque colonne et chaque fiche peut se déplacer librement dans toute la Board, il est possible d'associer un ou plusieurs code couleur à chaque fiche, permettant ensuite de filtrer par code couleur les fiches concernées, ou encore de mettre dans une fiche une checklist, un système de vote, on peut commenter des fiches, les archiver une fois qu'elles sont obsolètes ... Bref, vous faites ce que vous voulez !! D'autant plus qu'une version applicative pour smartphone et tablette existe dans tous les stores pour ... rien, puisque c'est gratuit  

 

Personnellement, mon groupe n'a vraiment fonctionné qu'à partir du moment où nous étions organisés. Chacun savait ce qu'il avait à faire en dehors des heures de répètes, et un petit rappel avant chaque répète permettait de gagner beaucoup (mais beaucoup) de temps une fois l'installation des instrus effectués.

 

Pour ceux qui sont tentés de découvrir les possibilités de Trello, je peux les inviter dans l'organisation Slappyto afin qu'ils puissent se faire la main et de les guider dans le monde du management d'équipe 

 

En espérant vous avoir proposé un outil utile.

 

 

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#2
18/04/2014 15:24:32
Merci Erio, c'est intéressant.  
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#3
18/04/2014 15:40:40
C'est un outil comme un autre, le tout est de savoir s'en servir et d'en avoir l'utilité

J'ai voulu le faire partager parce qu'il nous avait fait défaut au début. Depuis, c'est d'une grande simplicité pour s'organiser ...
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#4
18/04/2014 22:35:02

En effet c'est génial Trello.

Le pb quand plusieurs personnes apportent des bières c'est qu'on devient vite moins productif, et le retour á la maison est plus difficile. vécu á la repet d'hier soir  .

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#5
19/04/2014 00:43:14
C'est pour cela que tu peux assigner une ou plusieurs personnes à une fiche d'activité. Comme ça, paas de doutes possible  
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#6
22/04/2014 09:47:06
adopté

Pour le groupe 

et cette semaine, je vais m'en créé un perso  pour m'organiser dans mon travail journalier de la basse, mettre des notes, les mp3 a bosser.... 

  
 
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#7
22/04/2014 10:06:40

ouais, ben moi j'ai essayé des trucs simples genre dropbox, ou skydrive avec planning, doc partagé etc...

 

un bide. on est 2 à s'en servir. et encore... bref, un outil c'est cool, mais quand on a des branlicots dans un groupe ça change rien :/.

 

Pour dire, ils m'ont même demandé d'arrêter d'envoyer des mails parceque ça créait des pbs dans le groupe à cause d'une mauvais perception de l'écrit, qui pouvait créer des tensions. résultat : il se passe plus rien. y a des répètes de temps en temps, et voilà.

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#8
22/04/2014 11:46:40

Pareil, DropBox, on a stoppé parce que ce n'était pas pratique, pas visuel ... Fallait rentrer dans un dossier, puis un sous dossier, pour trouver un fichier ...

 

Là, en plus de pouvoir stocker des fichiers (sonores, essentiellement), tu peux organiser via un planning, des votes, une checklist, des images, bref, bien plus que justement DropBox ou autre hébergeur de fichiers.

 

J'vais pas vous faire un cours sur la gestion du groupe asynchrone, mais Trello est le parfait outil pour. Pour faire court, un groupe de travail n'a d'efficacité que si les gens travaillent ensemble dans un but commun et dans le même temps. Les moyens de communication pour ça sont très connus : si les collaborateurs travaillent en même temps, mais pas dans le même lieu, il existe le chat. Si les collaborateurs travaillent à heures décalées, mais dans le même lieu (ou presque), il existe le mail. Mais lorsque les collaborateurs ne travaillent pas dans le même temps, ni dans le même lieu, il n'existe (pratiquement) que Trello ... C'est bêtement un support de travail en commun à tout le monde, à chacun de participer lorsqu'il le peut sur ce qu'il peut faire.

 

Si tu veux, Guyal, j'peux te faire manipuler la planche histoire de voir comment ça fonctionne ... Et le simple fait d'avoir un applicatif gratuit sur smartphone permet d'être à jour régulièrement ...

 

@TBC : content de voir que ça a été adopté !!!   N'hésites pas à revenir sur ce topic pour faire un back-up (un compte rendu) et aider ceux qui n'oseraient pas franchir ce pas

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#9
22/04/2014 12:05:19

salut,

 

d'abord merci pour ton offre. mais en fait ce que je veux dire, c'est que tu peux avoir le plus beau marteau du monde, si les mecs sont pas motivés pour planter le clou, ça servira pas plus qu'un marteau à 2 francs CFA.

 

Je suis archi convaincu de ce genre d'outils. mais dans mon cas, faudrait déjà que les mecs se bougent à la base...

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#10
22/04/2014 12:10:56

Leur as-tu seulement montré l'outil ??, S'ils s'attendent à un ersatz de DropBox ou SkyDrive, je comprends leur réticence

 

J'étais le seul à user de DropBox (et autant te dire que chacun déplaçant les fichiers sans les copiers dans les dossiers qu'ils voulaient, ça devenait un vrai merdier), lorsque Trello est arrivé, d'un coup d'un seul tout le monde à pris plaisir à se rendre compte que :

   * Ils pouvaient bosser sans le reste du groupe à coté d'eux

   * Ils arrivaient en répète en sachant quoi faire (ce qui est motivant)

   * Ils savaient qu'il y avaient des bières (encore plus motivant !! )

   * Les idées de riffs pouvaient venir d'un enregistrement iPhone ou de Guitar Pro, et du coup, ça incitait à bosser à la maison

   * Les indisponibilités sont marquées à l'avance sur le calendrier commun, ce qui évite d'organiser une répète sans le poum-tchak.

 

Je suis convaincu qu'avec une belle voiture en bon état, ils seront plus enclin à faire des bornes, si tu vois ce que je veux dire.

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#11
22/04/2014 12:18:21

nonnon, franchement, j'ai fait mon deuil. marquer les indisponibilités sur un calendrier partagé, c'était déjà un enfer. les envois de riff, voir de morceau pareil. quasi jamais de retour.

 

quant à faire des propositions pour évoluer : j'ai renoncé de toute façon. ça en est à un point où j'ai l'impression de les agresser dès que je propose un truc quelqu'il soit.

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#12
22/04/2014 12:20:20

Spas normal que ce soit si difficile que ça : même avec mon agenda de ministre, je suis quand même parvenu à participer ne serait-ce qu'un peu, j'vois vraiment pas comment ils ne pourraient pas, tous, participer à certaines tâches ...

 

Et puis, après tout, tu leur envoies une invit', avec un peu de chance, ça éveillera un semblant d'intérêt de leur part

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#13
22/04/2014 12:21:38

franchement? le seul mail que je me pose la question de leur envoyer, c'est de leur dire que j'arrête !

 

 

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#14
22/04/2014 12:24:02

Ultimatum : Trello ou Disband ...

 

Ca peut être un  bon coup de jus !!

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#15
22/04/2014 13:12:41
salut,

perso, pour le groupe on  verra si ils vont s'en servir, mais le cas échéans ca me sera utile à moi.

Une board principale avec les enregistrements des répètes, les liens  utilies, trucs sympas, calendrier etc etc

Et une board par chanson en cours ou  non  ( plan, guitar pro, idées, morceaux de riffs) etc etc, ca me permet d'avoir tout sous la main et par chason. C'est moins chiant que d'essayer de retrouver le mail avec la pièces jointe du batteur, celui avec le lien de téléchargement du guitariste.

Voilà je pense que je vais roder un peu ça et revenir vous en parler.
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#16
23/04/2014 22:45:07
Trello c'est cool !
De notre côté j'ai monté un forum privé PhpBB et ça marche très bien...fini les envois de mail croisés  
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#17
24/04/2014 08:57:40

Tant mieux que ça plaise !!

 

Le forum privé est une bonne solution également, tu es passé par qu'elle trame ??

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#18
24/04/2014 12:56:21
?
Skeuths
Trello c'est cool !
De notre côté j'ai monté un forum privé PhpBB et ça marche très bien...fini les envois de mail croisés  
 Intéressant, tu peux développer steuple ?
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#19
25/04/2014 23:06:09
Et bien vu qu'on a de la place sur l'espace dédié à notre site internet, j'ai créé un sous domaine et hébergé un forum PhpBB dont je suis l'administratrice. Seuls les gens du groupe y ont accès et tout ce qui a trait au groupe y est répertorié.
on a donc divisé ça en :
- lenomdugroupe : tout ce qui touche au sérieux de la vie du groupe, les concerts etc.
- répètes : la date de la répète, le lieu, le programme, les objectifs spécifiques
- les compos : qui est en fait une sorte de base de données, un topic = une compo avec les indications de tempo, un lien vers les divers enregistrements, les paroles, les trucs à changer etc.
- tout le reste : les trouvailles, les ripailles etc.

voici un aperçu de tout ce qu'on se dit sur la partie "sérieuse" : (Clic droit "Afficher" pour voir ça bien )


Les + :
fini les mails croisés avec 50 milliards de réponses, où on se trompe de destinataire
fonction d'archivage et de mémoire des informations

Les - :
il faut s'en occuper
ça peut paraître rebutant au premier abord, besoin d'un accompagnement pour les réfractaires (là on voit clairement qui est "moteur"   dans la création des topics et l'animation...mais globalement l'outil a été très bien accepté et fonctionne tip top)

Les petits trucs utiles :
- Suivi des dépenses et avances de chacun
lieu de référence pour l'organisation des répètes, on ne peut plus dire "bah je savais pas qu'on avait répète tel jour telle h" => tout est noté
- des liens vers des google docs pour le suivi des prospection des webzines
- un espace de convivialité pour la partie "autres" pour partager des vidéos, coups de coeur, infos diverses...si quelqu'un dans le groupe n'a pas facebook  
- les infos pratiques : Etat Civil, adresse etc. comme ça pas besoin de faire des tours de mails quand l'un d'entre nous remplit des docs officiels.


Pas besoin d'être un Geek pour le mettre en place, j'y suis très bien arrivée toute seule  
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#20
26/04/2014 16:29:03

Pas mal comme idée !!

 

Par contre, le coté administration d'un forum n'est pas trop contraignant ??? Pareil, le fait de devoir passer par Google Doc n'est pas non plus ennuyeux à la longue ? Je veux dire par là que l'utilisation d'un smartphone nécessite de naviguer entre deux applicatif (page forum, puis page ou appli Google Doc ...).

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#21
26/04/2014 22:53:36
Pour l'administration, non, je ne trouve pas ça trop prenant, j'ai du mettre une petite semaine à en faire 30 minutes par jour pour paramétrer, mettre en place, comprendre etc. donc, c'est abordable. Après en "vitesse de croisière" le forum n'a pas besoin d'un administrateur en tant que tel...on est que 5 dessus. De temps en temps je fais un peu de nettoyage/création de topics  (même les autres peuvent le faire). Ce petit taf supplémentaire s'intègre parfaitement bien dans le "temps dédié au management". Et puis j'ai une certaine appétence pour la débrouille web, donc ça ne me pèse pas du tout.

Pour ce qui est de jongler :
Nope, on ne s'est pas heurté à ce genre de problèmes. Le fait est que la prospection etc. se fait souvent au calme devant un PC avec une bonne connexion, donc pas de soucis de smartphone. Et puis on est pas 24/24 à jongler sur le google doc...c'est juste une infime partie du forum  
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